Eメールの効率化!

こんにちは。こんばんは。

最近はだいぶチャットが普及しました。
もうSMSやEメールも後進的かもしれません。
しかし私の肌感ではビジネスシーンにおいてはまだまだEメールが重要ツールとなっております。
みなさんも同じではないでしょうか。

そこで、よくあるちょっとした効率的な使い方を記したいと思います。

メールのアカウントは一元管理しよう

メールのアカウントを複数持つ方は多いかも分かりません。
仕事用、プライベート用、携帯電話のキャリアのメールアドレス。
しかし、それぞれが別々に管理しているととても大変です。

そんなときは一つにまとめましょう。
会社のメールアドレスと個人用のメールアドレスはまとめることで
確認するアプリを一つにするのが効率的です。

【参考】
例えばGmailやInbox by Gmailのようなサービスを使うと便利です。
・Gmailの使い方 https://tonari-it.com/gmail-another-address/

メールは必ずアーカイブしよう

意外と受信トレイで全てを行っている人がいると感じますし、
不要なメールはアーカイブをしましょう。

例えば、自分宛てに手紙や葉書が届いて机に広げますと、
読み終えたらファイルに入れたりとか引き出しに入れたりとか
するかと思います。その感覚です。整理整頓をしないと非効率的です。

メールをタスク管理に利用しよう

使い方によってはタスク管理としても使えます。
例えば、終わった仕事や用件はアーカイブや削除する。未完了のものは残しておく。
そうすることで今何が進行中なのかが明確化できます。
自分宛てにメールを送ることもあります。
これはタスク管理用のアプリをチェックする手間を省き一元管理するために行います。

ただし注意も必要です。チームワークで行う場合はグループチャット等にてタスクを共有しなければなりません。

※重要マークやスター機能でやるよりもわかりやすいのが受信トレイで管理する方法だと思ったので紹介。

メールの本文に時間は使うな

昔ながらのメールのマナーとして、定型文があるかと思います。
ご使用のメールサービスやアプリに定型文を使用できるものは最大限利用しましょう。

署名も用意したりするソレです。
あとは、パソコンは辞書ツールで、"よ"と入れたら"宜しくお願いいたします。"と登録したり、
しておくのもいいでしょう。スマートフォンなどはスマートですから、予測変換でできます。
はじめは面倒かと思いますが、何度か入力してください。スマートフォンならフリック入力で
ささっと入力するのは非常に効率的です。

といった有名どころですが一応記載させていただきます。

入力後はメール文をしっかりと確認しましょう。入力の時間を減らし確認の時間を取るほうが良いです。

【フリック入力とは】
https://yossense.com/flick-speed/

メールで出来ることはメールで完結させよう

電話が必要な時はあります。急ぎの連絡をしたい時、謝罪や感謝等で誠意を伝えたいとき、
細かい部分の説明や補足をしたいとき。
どうしてもメールでは感情を伝えたり相手に届いたのかどうかが明確ではない場合があります。一長一短ですね。
しかし、なんでもかんでも電話は時間のロスになるのでメールで完結させましょう。
メールは残りますし、後々で検索ができるので良いです。
できれば電話で話したこともメールで送っておくと良いかも分かりません。

最後に・・・

と、だらだらと書きましたが、私は頭が悪く記憶力もないのでメール等で記録しないと忘れてしまします。
紙でメモを取ってもどっかに行ってしまうリスクに比べるとメールはとても使いやすいです。
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